ปี 2023 ถือเป็นยุคที่เทคโนโลยีก้าวหน้าอย่างมาก โดยเฉพาะการพัฒนา ‘ChatGPT’ ซึ่งเป็น AI Chatbot หรือปัญญาประดิษฐ์ที่สามารถสื่อสารผ่านข้อความกับมนุษย์ได้อย่างเป็นธรรมชาติ แถมยังมีฟังก์ชันที่ตอบคำถามได้เกือบจะทุกเรื่องภายในเวลาไม่กี่วินาทีด้วย
แต่นอกจากความสนุกและความแปลกใหม่จากการโต้ตอบกับ ChatGPT ผู้คนในหลายอาชีพ เช่น นักเขียนโปรแกรม คนทำงานสร้างสรรค์ รวมถึงคนทำงาน HR ยังสามารถใช้เทคโนโลยีนี้เพื่อช่วยให้การทำงานของพวกเขาง่ายและสะดวกรวดเร็วขึ้นได้
วันนี้ Q Hunter ขอพาชาว HR ก้าวเข้าสู่โลกของ AI เพื่อสำรวจ 5 วิธีการใช้งาน ChatGPT ที่อาจทำให้ขั้นตอนการทำงานต่างๆ ของฝ่ายบุคคลมีความซับซ้อนน้อยลง ขณะเดียวกันยังช่วยเพิ่มความสร้างสรรค์ให้กับงานได้อีกด้วย
1) ช่วยเขียนขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน
ก่อนจะประกาศรับสมัครงาน HR จำเป็นจะต้องเขียนอธิบายขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งงานนั้นๆ หรือที่เรียกกันว่า ‘Job Description’ เพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจเนื้องานมากขึ้น แม้การระบุหน้าที่จะไม่ใช่เรื่องยาก แต่ก็มีหลายกรณีที่เนื้อหาของ Job Description ที่เผยแพร่ออกไป อาจยังไม่ครอบคลุมหรือไม่ละเอียดมากพอ ซึ่งอาจส่งผลต่อการตัดสินใจของผู้สมัครได้
เพราะฉะนั้น ฝ่ายบุคคลอาจแก้ปัญหานี้ได้โดยการใช้ ChaptGPT ช่วยรวบรวมและลิสต์ขอบเขตการทำงานของตำแหน่งนั้นๆ ออกมา ทั้งนี้ AI Chatbot อาจไม่สามารถให้ข้อมูลที่ถูกต้องหรือสมบูรณ์ 100 เปอร์เซ็นต์ ทางฝ่ายบุคคลจำเป็นต้องตรวจสอบและปรับแก้เนื้อหาอีกครั้งก่อนนำไปใช้งานจริง
2) ช่วยสรุปเอกสารที่มีเนื้อหาซับซ้อน
เมื่อจำเป็นต้องค้นหาข้อมูลที่มีความซับซ้อนและเข้าใจยาก เช่น กฎหมายหรือเอกสารเกี่ยวกับการจ้างงาน ทาง HR อาจขอความช่วยเหลือจาก ChatGPT เพื่อสรุปเนื้อหาเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย
แต่ข้อควรระวังก็คือ การเรียนรู้ของ ChatGPT อาจมีจำกัด หรือยังไม่ถูกพัฒนาให้มีความรู้เท่าทันกฎหมายหรือคดีใหม่ๆ เพราะฉะนั้นในบางคำตอบ เทคโนโลยีนี้อาจปรุงแต่งข้อมูลขึ้นมาเอง ซึ่งอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ ดังนั้น ผู้ใช้งานควรตรวจสอบข้อมูลที่ทาง ChatGPT สรุปให้อย่างละเอียดอีกที
3) ช่วยเขียนอีเมลติดต่อผู้สมัคร
ChatGPT สามารถใช้เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้กระบวนการสรรหาและการจ้างงานง่ายขึ้น โดยเฉพาะการเขียนอีเมลติดต่อผู้สมัครจำนวนมาก เพราะบางครั้งการเขียนอีเมลด้วยตัวเองหลายฉบับก็อาจจะทำให้คุณเริ่มหมดไอเดีย แต่ถ้าหากให้ ChatGPT ช่วยคิดและช่วยเขียนจะช่วยลดระยะเวลาการทำงาน และยังทำให้อีเมลมีความน่าสนใจมากขึ้น สิ่งสำคัญคือเมื่อใช้เครื่องมือช่วยเขียนแล้ว ก่อนส่งควรตรวจสอบความถูกต้องและนำไปปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการในการสรรหาบุคคลากรด้วย เพื่อให้อีเมลแต่ละฉบับดูมีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด
4) แต่งตั้งให้ AI เป็นผู้ช่วยส่วนตัว
ในแต่ละวัน HR มีภารกิจที่ต้องทำเยอะไปหมด แถมส่วนใหญ่ยังเป็นงานที่ซับซ้อนและละเอียดอ่อน เพราะเกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ดังนั้น ช่วงไหนที่ยุ่งจนงานล้นมือ เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลอาจลองใช้ ChatGPT ช่วยทำงานต่างๆ เช่น สร้างลายเซ็นต์อิเล็กทรอนิกส์ ให้คำแนะนำสำหรับยื่นคำร้องเรียนทางกฎหมาย เป็นต้น
มากไปกว่านั้น ถ้าใช้ ChatGPT ร่วมกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ระดับสูงอย่าง Python เครื่องมือเหล่านี้จะสามารถช่วยงานประเภทอื่นๆ ได้อีก เช่น กำหนดนัดหมาย ตั้งแจ้งเตือน ตอบคำถามหัวข้อต่างๆ ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับการเดินทาง รวมถึงช่วยติดตามค่าใช้จ่ายและการจัดทำงบประมาณ ช่วยให้ฝ่าย HR ทำงานได้เร็วขึ้นเหมือนมีผู้ช่วยส่วนตัว
5) เติมความคิดสร้างสรรค์ให้กับงาน
นอกจากงานเอกสารต่างๆ HR ยังมีหน้าที่คิดกิจกรรมสนุกๆ เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับพนักงานในบริษัท และส่งเสริมการมีส่วนร่วมและผูกพันของบุคลากร (Employee Engagement) เพราะฉะนั้น ความคิดสร้างสรรค์จึงเป็นทักษะที่ฝ่ายบุคคลควรมีไม่น้อยกว่าทักษะอื่นๆ แต่เมื่อไหร่ที่สมองตันหรือคิดไอเดียใหม่ไม่ออก ฝ่าย HR อาจลองใช้ ChatGPT ช่วยคิดงานก็ได้ เพราะเทคโนโลยีนี้สามารถช่วยระดมมสมอง ลิสต์ไอเดียและวิธีจัดการพนักงาน รวมถึงเสนอเกมสันทนาการที่สนุกและเรียกเสียงหัวเราะได้ด้วย
ตัวอย่างกิจกรรมที่ ChatGPT แนะนำ ได้แก่ ‘Two Truths and a Lie’ เกมที่ให้แต่ละคนบอกเล่าความจริงเกี่ยวกับตัวเองสามข้อ โดยมีสองเรื่องจริง และหนึ่งเรื่องเท็จ และให้กลุ่มอื่นเดาว่าข้อใดเป็นเท็จ อีกตัวอย่างคือ ‘Speed Networking’ เกมที่กำหนดเวลาสองนาทีให้พนักงานสองคนแนะนำตัวเอง และแบ่งปันความสนใจในสายอาชีพของพวกเขา จากนั้นสลับคู่ไปเรื่อยๆ เพื่อช่วยให้พนักงานได้รู้จักผู้คนหลากหลายในระยะเวลาอันรวดเร็ว
Source :
Resources for Employers | t.ly/R4DG
Spiceworks | https://bit.ly/3A3Ia6F
———————————————————————————————
Q Hunter - บริษัทจัดหางาน
ตำแหน่งงานดี ๆ รอคุณอยู่ ฝาก Resume ไว้ได้เลยที่ https://www.qhunter.co.th/ENG/job-list-all.html
