Scheduling Coordinator responsibilities include:
• บำรุงรักษาและปรับปรุงกำหนดการ ปฏิทิน และวาระการประชุม
• ตรวจสอบความพร้อมของผู้เข้าร่วมภายในองค์กรและภายนอกของการประชุมที่วางแผนไว้
• ยืนยันนัดหมายและจัดสถานที่ประชุม
Responsibilities
• ส่งการแจ้งเตือนสำหรับการประชุมที่กำหนดไว้
• กำหนดเวลาการประชุมใหม่หรือยกเลิกการประชุมในเวลาที่เหมาะสม
• จัดการและยืนยันการจองและการจัดเตรียมการเดินทาง
• แจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบถึงระยะเวลาของโครงการและกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง
• ตอบคำถามเกี่ยวกับกำหนดการทางอีเมลและโทรศัพท์
• จัดทำเอกสารประกอบกระบวนการจัดกำหนดการและเก็บบันทึกอย่างละเอียด
• ดำเนินการด้านการธุรการอื่น ๆ เมื่อจำเป็น
Requirements and skills
• มีประสบการณ์การทำงานในตำแหน่ง Scheduling Coordinator หรือตำแหน่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• มีความสามารถในการใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาอย่างชำนาญ
• มีประสบการณ์การใช้งานอย่างชำนาญเกี่ยวกับซอฟต์แวร์สำนักงาน เช่น MS Word, Excel และ Outlook Express
• มีความรู้ในการยืนยันและกำหนดเวลาการนัดหมายใหม่ ตลอดจนวิธีปฏิบัติในการเก็บบันทึกเป็นอย่างดี
• มีประสบการณ์ในการจัดการการจองและการเตรียมการเดินทาง
• มีความเชี่ยวชาญในการแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ทราบอย่างตลอดเวลาถึงการเปลี่ยนแปลงกำหนดการและในการตอบคำถาม
• มีความสามารถในการประสานงานการประชุมกับความพร้อมของสถานที่
• ได้รับการฝึกอบรมและ/หรือมีใบรับรองว่ามีประสบการณ์ในการทำงานตำแหน่ง Scheduling Coordinator