• รับแขกที่แผนกต้อนรับด้วยการทักทาย ต้อนรับ บอกทาง และประกาศตามสมควร
• ตอบรับการคัดกรองและโอนสายเรียกเข้า
• รับและคัดแยกจดหมายรายวัน
Responsibilities
• ทักทายและต้อนรับแขกทันทีที่มาถึงพื้นที่ต้อนรับ
• พาผู้เยี่ยมชมไปยังบุคคลและสถานที่ที่เหมาะสม
• รับสาย คัดกรอง และส่งต่อสายเรียกเข้า
• ตรวจสอบว่าพื้นที่ต้อนรับเป็นระเบียบเรียบร้อยและพร้อมใช้งาน ทั้งอุปกรณ์เครื่องเขียนและของที่จำเป็นทั้งหมด (เช่น ปากกา แบบฟอร์ม และโบรชัวร์)
• ให้ข้อมูลพื้นฐานที่ถูกต้องที่แผนกและทางโทรศัพท์/อีเมล
• รับ คัดแยก และแจกจ่าย/ส่งจดหมายทุกวัน
• ดูแลความปลอดภัยของสถานที่โดยปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยและควบคุมการเข้าถึงผ่านทางแผนกต้อนรับ (ตรวจสอบสมุดบันทึก ติดป้ายให้กับผู้มาเยือน)
• สั่งซื้อของใช้สำนักงานแผนกต้อนรับส่วนหน้าและจัดเก็บสต็อก
• อัปเดตปฏิทินและกำหนดวันเวลาที่ประชุม
• จัดเตรียมการเดินทางและที่พักและจัดเตรียมบัตรกำนัล
• คอบอัปเดตบันทึกค่าใช้จ่ายและต้นทุนของแผนก
• ทำงานต้อนรับหน้าที่อื่นๆ เช่น ยื่นเอกสาร ถ่ายเอกสาร ถอดความ และส่งแฟกซ์
Requirements and skills
• มีประสบการณ์ทำงานในตำแหน่ง Receptionist, Front Office Representative หรือตำแหน่งที่คล้ายกัน
• เชี่ยวชาญในการใช้งาน Microsoft Office Suite
• มีประสบการณ์ตรงในการใช้งานอุปกรณ์สำนักงาน (เช่น เครื่องแฟกซ์และเครื่องปริ้น)
• มีทัศนคติและรูปลักษณ์ภายนอกที่ดูดีเป็นมืออาชีพ
• มีทักษะการสื่อสารทั้งการพูดและการเขียนที่ดีเยี่ยม
• มีไหวพริบและสามารถทำงานเชิงรุกเมื่อเกิดปัญหา
• มีทักษะการบริหารองค์กรที่ยอดเยี่ยม
• สามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันและจัดการเวลา พร้อมทั้งสามารถจัดลำดับความสำคัญของงาน
• มีทัศนคติที่ดีในการบริการลูกค้า
• จบการศึกษาระดับมัธยมปลาย หากมีใบรับรองเพิ่มเติมในการจัดการบริหารงานสำนักงานจะพิจารณาเป็นพิเศษ